Bonjour à tous! Bienvenue dans Saber Programas. Dans ce didacticiel, nous allons voir comment créer une base de données Excel de manière efficace et sans utiliser de macros. Nous verrons comment ajouter facilement des enregistrements via la fenêtre contextuelle du formulaire et nous verrons également comment effectuer une recherche. en utilisant un ou plusieurs critères pour trouver facilement l'enregistrement dont vous avez besoin dans votre base de données Si vous aimez nos tutoriels, n'oubliez pas de vous abonner à notre chaîne et de cliquer sur la cloche pour être au courant des nouvelles vidéos que nous mettons en ligne Créer la base de données nous partons d'une feuille vierge dans Excel où nous n'avons que les en-têtes de notre base de données, dans l'exemple nous allons voir comment créer une base de données de factures reçues pour que les en-têtes que j'ai placés correspondent aux champs que je veux pour enregistrer les factures que nous recevons pour créer la base de données facilement et sans utiliser de macros, nous allons utiliser l'outil de formulaires Excel,
Par défaut, il n'apparaît pas dans les outils, nous allons donc l'ajouter, nous allons dans Fichier - Options et dans cette fenêtre qui s'ouvre, nous pouvons ajouter l'outil de formulaire soit dans les outils d'accès rapide qui est cette barre que nous avons ici dans le zone supérieure ou nous pouvons personnaliser le ruban, qui sont tous ces éléments. Dans mon cas, je vais personnaliser le ruban. Ces options s'ouvrent ici en haut à droite. Nous affichons et choisissons l'option Toutes les commandes et nous' re allons chercher la commande de formulaire. Cliquez sur n'importe quel élément dans cette zone, nous appuyons sur le formulaire efe et nous n'avons qu'à rechercher jusqu'à ce que nous le trouvions ici, nous avons la possibilité de l'ajouter à l'onglet d'accueil où nous sommes actuellement nous cliquons sur ajouter et voyons ce qu'il nous dit nous devons l'ajouter à un groupe personnalisé donc nous allons d'abord ajouter un groupe ici en bas nous cliquons sur nouveau groupe et nous allons le renommer nous sommes va lui donner le nom par exemple personnalisé nous pourrions même lui attribuer une icône nous cliquons sur ok et une fois que nous l'avons sélectionné ici et ici sur le côté gauche vous avez sélectionné le formulaire nous pouvons cliquer sur ajouter et nous voyons qu'il a été ajouté correctement, nous verrons que dès que vous cliquez sur accepter, il apparaîtra ici sur le côté droit, nous acceptons et voyons comment l'option de formulaire pour pouvoir mieux travailler avec notre base de données, nous allons créer un tableau Excel, nous cliquons sur n'importe quel des cellules qui contiennent le texte d'en-tête que nous allons insérer et cliquer sur le tableau cette fenêtre apparaît c'est l'en-tête pour quoi nous activons l'option le tableau a des en-têtes nous cliquons sur accepter et nous voyons qu'il a automatiquement formaté notre tableau
Nous pouvons changer le style simplement en affichant et en choisissant l'un de ceux qui apparaissent ici pour entrer les données dans notre base de données avec le formulaire, il suffit de cliquer avec la souris sur l'une des cellules de notre formulaire, nous allons à la maison onglet, nous savons déjà Nous avons l'option de formulaire ici, nous cliquons sur le formulaire et tous les champs à remplir apparaîtront, mais nous voulons d'abord automatiser certains champs avec des formules afin que vous puissiez voir que ces champs seraient remplis automatiquement et ils ne sembleraient pas remplis. Nous voulons qu'il nous montre dans la colonne de date un format de date court dans la base imposable nous voulons qu'il nous montre un format de devise dans la section TVA nous voulons montrer un pourcentage dans la taxe section nous voulons qu'elle la calcule automatiquement donc nous allons introduire une formule nous écrivons la même chose la taxe serait égale à la base imposable multipliée par le pourcentage de TVA appuyez sur entrer automatiquement le format de devise n'est pas appliqué la retenue aura également un format de devise dans le total nous le calculerons de sorte qu'il soit égal à la base d'imposition plus l'impôt moins la retenue si elle a été appliquée appuyez sur entrée dans type d'opération nous allons saisir un texte donc nous changeons le type de cellule en texte dans le nom de la société de l'émetteur, nous allons également entrer du texte et le numéro d'identification fiscale de l'émetteur, nous allons le laisser en général puisque nous allons entrer à la fois du texte et des données numériques pour entrer le premier enregistrement de cette base de données, il suffit de placer la souris sur l'une des cellules, cela peut même être dans l'en-tête et dans l'onglet d'accueil nous allons à l'outil de formulaire que nous avons ajouté auparavant, nous cliquons sur le formulaire et nous voyons qu'il est déjà Les champs à remplir apparaissent Nous allons commencer à saisir nos dossiers. La première chose que nous devons saisir est le numéro de facture.
Pour passer aux données suivantes, entrez nous pouvons cliquer avec la souris ou nous pouvons également appuyer sur la touche de tabulation, nous entrons la date, la base d'imposition, le pourcentage de TVA, qui dans ce cas est de 21%, nous l'introduisons comme 0 21 étant donné que la cellule a déjà le format de pourcentage en retenue ou nous n'allons rien saisir car il n'y a pas de retenue dans ce cas s'il s'agit d'une opération nationale et enfin une fois que nous avons saisi les données du premier enregistrement, nous appuyons simplement sur entrée et comme nous pouvons voir qu'ils sont automatiquement ajoutés à notre tableau de données ici non la date est affichée car le champ est trop étroit nous double-cliquons ici en haut et nous pouvons maintenant visualiser correctement la date de l'entrée pour ajouter une nouvelle entrée nous devons nous placer dans une cellule du tableau et cliquez sur le formulaire, nous voyons que si nous plaçons le curseur de la souris dans l'une des cellules où nous n'avons pas nos données et que nous cliquons sur le formulaire externe dit qu'il ne peut pas être appliqué à la plage sélectionnée dans ce cas nous avons transformé cette plage en tableau excel car cela me semble beaucoup plus confortable j'ai déjà fait un tuto là-dessus que je vais laisser ici en haut à droite bien que le formulaire fonctionne parfaitement dans les plages de cellules que nous allons ajouter un nouvel enregistrement afin que nous nous placions dans l'une des cellules nous cliquons sur le formulaire nous cliquons sur nouveau depuis Dans ce cas, le premier que nous avons entré apparaît, nous voyons les champs vides et nous n'avons qu'à remplir une fois que nous l'avoir pour le saisir à nouveau, nous n'avons qu'à appuyer sur entrée, nous voyons que nous n'avons pas à remplir la taxe ou le total car ces champs sont automatiquement remplis par des formules nous appuyons sur entrée et nous voyons que notre enregistrement est ajouté correctement dans dans ce cas, nous allons aligner toutes ces données sur le centre et nous allons continuer à insérer des données pour voir les options de recherche une fois que nous aurons saisi certains enregistrements dans nos données de base de données
Nous pouvons maintenant continuer à voir les fonctionnalités de l'outil de formulaire pour l'ouvrir car nous cliquons sur n'importe quelle cellule de notre base de données, nous cliquons sur le formulaire et nous voyons que le premier enregistrement apparaît, nous avons un total de 22 saisis lorsque vous travaillez avec votre base de données, vous finissez sûrement par accumuler beaucoup plus d'enregistrements, nous pouvons nous déplacer entre les différents enregistrements à l'aide de la barre de défilement latérale, nous pouvons cliquer ici en bas et voir comment nous parcourons les différents enregistrements, le prochain outil que nous trouvons est de supprimer si nous allons à le premier par exemple enregistrer et cliquer sur supprimer, cette fenêtre pop-up apparaît nous indiquant que l'enregistrement présenté sera définitivement supprimé si nous cliquons sur accepter lorsque nous fermons le formulaire et retournons à notre base de données, nous n'aurons pas la possibilité d'annuler cette action avec le contrôle z, donc lorsque vous supprimez de cette zone, vous devez être totalement sûr que vous devez supprimer ce fichier, nous allons annuler la prochaine option qui apparaît est de restaurer dans ce cas, il est désactivé, c'est parce qu'il est activé lorsque nous faisons un changement dans un des enregistrements par exemple dans ce cas c'est l'écriture numéro 11, qui est celle qui apparaît ici, par exemple, on change l'assiette fiscale, on voit qu'on a déjà activé le bouton de restauration, c'est pour partir l'enregistrement tel qu'il était au début et ne pas appliquer les modifications que nous avons apportées si nous cliquons sur restaurer nous voyons que la base imposable que nous avions précédemment nous est à nouveau renvoyée les options suivantes que nous avons sont de rechercher notre base de données en cliquant sur critères toutes les données que nous entrons dans notre base de données apparaissent nous pouvons rechercher non seulement les données que nous entrons manuellement mais aussi les données qui sont entrées via des formules telles que le cas de la taxe et le total dans cette base de données que nous avons créée nous pouvons effectuer des recherches par valeurs numériques, par exemple nous pourrions rechercher un enregistrement qui a été créé avec la date du 10 janvier, nous écrirons la date, cliquerons sur rechercher suivant, et l'enregistrement 3 sur 22 apparaît, qui a en fait un date du 10 janvier. Si nous cliquons sur rechercher suivant, il nous montre le prochain enregistrement avec cette date, qui serait le 4 de 22 si nous cliquons à nouveau sur rechercher suivant, il nous montre l'enregistrement 5, qui a également une date du 10 janvier, et si nous cliquons à nouveau sur rechercher suivant, nous voyons qu'ils ne sont pas nouveaux et que nous pouvons cliquer sur rechercher précédent pour nous montrer les enregistrements que nous avions vus précédemment
En cliquant sur ce bouton critères et formulaires, nous pouvons revenir à la zone formulaire pour remplir et voir les deux fiches ou à la zone critères car nous devons maintenant effectuer des recherches lorsque nous effectuons des recherches par valeurs numériques, qu'il s'agisse de dates ou, en dans ce cas, les montants tels quels l'assiette fiscale, nous pouvons utiliser les symboles pour égal supérieur à et inférieur à, par exemple, si nous voulions rechercher des valeurs supérieures à 500, nous n'aurions qu'à l'écrire et cliquer sur rechercher ensuite pour voir toutes les valeurs qui répondent à cette exigence que nous avons établie, dans ce cas nous aurions nous cliquons sur les critères nous supprimons ceci nous formulons à nouveau et nous cliquons à nouveau sur les critères nous pouvons également rechercher avec plus d'un critère par exemple nous pouvons rechercher exactement cette entrée dans laquelle nous voyons qu'il y a 1200 euros d'assiette fiscale nous pourrions rechercher les valeurs les plus élevées ou les mêmes que dans mon 200 et si nous connaissions d'autres informations, par exemple que la date est antérieure à février 15, on pourrait aussi chercher par date inférieure au 15 février 2020. Une fois qu'on a les deux critères, on clique sur rechercher suivant et l'entrée qui nous donne Il apparaît que c'est celle-ci que l'on cherchait à partir du 2 février dans ce cas là n'est plus une coïncidence mais s'il n'y en avait pas, alors il nous le montrerait également. Vous pouvez également rechercher par texte afin que lors de la recherche dans le formulaire, il affiche l'enregistrement, vous devez écrire le texte pour rechercher exactement le même qu'il apparaît dans la base de données supplémentaire, il ne fait pas la différence entre les majuscules et les minuscules, mais les accents doivent correspondre. Par exemple, si nous voulions rechercher toutes les factures que nous avons d'Amazon, nous pourrions écrire amazon si nous savons que le nom de l'entreprise contient le texte amazon au début, mais derrière il y a un texte que nous ne connaissons pas
Nous pouvons utiliser un astérisque pour rechercher tous les enregistrements qui contiennent le mot amazon mais qui peuvent contenir plus de texte ultérieurement. Nous cliquons sur rechercher suivant et le premier enregistrement apparaît 19. Nous cliquons sur rechercher précédent. 15 apparaît sur 8 sur 5 et sur 4 ce sont tous les enregistrements qui contiennent amazon donc par exemple on connaît la dernière partie du texte que l'on veut rechercher on peut aussi utiliser l'astérisque au début par exemple on écrit astérisque puis système on clique sur rechercher ensuite et nous voyons que cet enregistrement contenant un texte est introuvable, puis le système de mots si nous ne recherchons pas le suivant ou ne recherchons pas le précédent ne nous montre aucun autre enregistrement car il s'agit de la seule correspondance et lorsque nous recherchons un texte mais nous ne savons pas s'il est correctement orthographié par exemple nous recherchons ici mariah pour que cet enregistrement ne soit pas trouvé de crayon en bas mais nous n'écrivons pas maría avec le tilde tel qu'il apparaît ici et nous cliquons sur rechercher suivant nous voyons qu'il ne nous montre aucun enregistrement il répète l'enregistrement que nous avions précédemment trouvé avec un autre critère donc nous devons revenir aux critères et ici où le y est écrit nous allons le remplacer par un point d'interrogation puisque nous ne savons pas comment ce caractère est écrit et maintenant si nous cliquons sur rechercher suivant et nous voyons que le texte n'est pas trouvé maria cuencas a sans aucun problème si nous cliquons à nouveau sur rechercher à côté de rechercher précédent nous voyons qu'il ne nous montre plus d'enregistrements ceci est le moyen de rechercher dans les bases de données grâce au formulaire étendu un moyen rapide et facile lorsque vous avez une base de données étendue et que vous souhaitez extraire une série de données en fonction d'un ou plusieurs critères dans ce cas, ce que vous pouvez faire est d'utiliser les filtres avancés , je l'ai déjà expliqué dans un tutoriel précédent, c'est un outil très utile pour travailler avec des bases de données, je laisserai le lien ici dans la partie supérieure droite et comme vous l'avez vu de cette manière efficace et rapide, vous pouvez créer votre propres bases de données dans Excel sans avoir besoin d'utiliser des macros et des outils compliqués, simplement avec l'outil de formulaire que nous avons ici, vous pouvez créer notre base de données totalement personnalisée. J'espère qu'elle vous a été utile, si c'est le cas, contactez-moi. Aimez et abonnez-vous à notre chaîne pour vous tenir au courant de toutes les actualités, n'oubliez pas que vous trouverez des informations supplémentaires sur notre site Web
