Hola a todos! Bienvenidos a Saber Programas en este tutorial vamos a ver cómo crear una base de datos en Excel de forma eficiente y sin utilizar macros veremos cómo añadir registros fácilmente a través de la ventana emergente del formulario y también veremos cómo realizar búsquedas utilizando uno o varios criterios para encontrar fácilmente el registro que necesitas en tu base de datos Si os gustan nuestros tutoriales no olvidéis suscribiros a nuestro canal y clicar en la campanita para estar al día de los nuevos vídeos que vamos subiendo Para crear la base de datos partimos de una hoja en blanco en Excel donde únicamente tenemos los encabezados de nuestra base de datos, en el ejemplo vamos a ver cómo crear una base de datos de facturas recibidas por lo que los encabezados que he colocado corresponden a los campos que quiero registrar de las facturas que vamos recibiendo para crear la base de datos fácilmente y sin utilizar macros vamos a utilizar la herramienta formularios de Excel,
Por defecto no aparece en las herramientas así que vamos a añadirla nos vamos a Archivo – Opciones y en esta ventana que se abre podemos añadir la herramienta formulario bien en las herramientas de acceso rápido que es esta barra que tenemos aquí en la zona superior o podemos personalizar la cinta de opciones que son todas estas en mi caso voy a personalizar la cinta de opciones se nos abre estas opciones aquí a la derecha en la parte superior desplegamos y elegimos la opción todos los comandos y vamos a buscar el comando formulario hacemos clic sobre cualquier elemento de esta zona pulsamos la efe de formulario y sólo tenemos que ir buscando hasta que lo encontremos aquí tenemos la opción lo vamos a añadir a la pestaña de inicio que es en la que nos encontramos actualmente hacemos clic en agregar y vemos que nos dice que necesitamos añadirlo a un grupo personalizado entonces vamos a añadir primero un grupo aquí en la parte inferior hacemos clic en nuevo grupo y vamos a cambiarle el nombre vamos a darle el nombre por ejemplo personalizado podríamos incluso asignarle un icono hacemos clic en aceptar y una vez que lo tenemos aquí seleccionado y aquí en la parte izquierda ha seleccionado el formulario podemos hacer clic en agregar y vemos que se ha añadido correctamente vamos a ver que en cuanto haga clic en aceptar aparecerá aquí en la parte derecha aceptamos y vemos como ahora aparece la opción de formulario para poder trabajar mejor con nuestra base de datos vamos a crear una tabla de excel hacemos clic sobre cualquiera de las celdas que contiene el texto del encabezado nos vamos a insertar y hacemos clic en tabla nos aparece esta ventana esto es el encabezado por lo que activamos la opción la tabla tiene encabezados hacemos clic en aceptar y vemos que automáticamente nos ha dado formato a nuestra tabla
Podemos cambiar el estilo simplemente desplegando y eligiendo cualquiera de los que aparecen aquí para ingresar los datos en nuestra base de datos con el formulario sólo tenemos que clicar con el ratón sobre cualquiera de las celdas de nuestro formulario nos vamos a la pestaña de inicio ya sabemos que tenemos aquí la opción de formulario hacemos clic en formulario y nos aparecerían todos los campos a rellenar pero antes queremos automatizar algunos campos con fórmulas para que veáis que esos campos se rellenaría automáticamente y no aparecerían para rellenar queremos que en la columna de fecha nos muestre un formato de fecha corta en la base imponible queremos que nos muestre un formato de moneda en el apartado de iva queremos mostrar un porcentaje en el apartado de impuestos queremos que lo calcula automáticamente entonces introduciremos una fórmula escribimos igual el impuesto sería igual a la base imponible multiplicado por el porcentaje de iva pulsamos enter automáticamente no se aplica el formato de moneda la retención también tendrá un formato de moneda en el total lo calcularemos de forma que sea igual a la base imponible más el impuesto menos la retención si se ha aplicado pulsamos enter en tipo de operación vamos a introducir un texto así que cambiamos el tipo de celda a texto en razón social del emisor también vamos a introducir texto y el nif del emisor lo vamos a dejar en general ya que vamos a introducir tanto texto como datos numéricos para introducir el primer registro de esta base de datos sólo tenemos que colocar el ratón sobre cualquiera de las celdas puede ser incluso en el encabezado y en la pestaña de inicio nos vamos a la herramienta formulario que hemos añadido anterior hacemos clic en formulario y vemos que ya nos aparecen los campos a rellenar vamos a comenzar a introducir nuestros registros lo primero que debemos introducir es el número de factura
Para pasar al siguiente dato introducir podemos clicar con el ratón o también podemos pulsar la tecla tabulador introducimos la fecha la base imponible el porcentaje de iva que en este caso es el 21% lo introducimos como 0 21 ya que la celda ya tiene el formato de porcentaje en retención o vamos a introducir nada porque no hay retención a este caso si es una operación nacional y por último él una vez que hemos introducidos los datos del primer registro simplemente pulsamos enter y como vemos se añaden automáticamente a nuestra tabla de datos aquí no se muestra la fecha porque el campo es demasiado estrecho hacemos doble clic aquí en la parte superior y ya podemos visualizar correctamente la fecha de la entrada para añadir una nueva entrada debemos colocarnos en una celda de la tabla y hacer clic en formulario vemos que si colocamos el cursor del ratón en cualquiera de las celdas donde no tenemos nuestros datos y hacemos clic en formulario que externos dice que no se puede aplicar al rango seleccionado en este caso nosotros hemos transformado este rango en tabla de excel porque a mí me parece mucho más cómodo ya hice un tutorial sobre esto que os lo dejaré aquí la parte superior derecha aunque el formulario funciona perfectamente en los rangos de celdas vamos a añadir un nuevo registro así que nos colocamos en cualquiera de las celdas hacemos clic en formulario hacemos clic en nuevo ya que en este caso nos aparece el primero que hemos introducido vemos ya los campos en blanco y solo tenemos que ir rellenando una vez que lo tenemos para ingresarlo de nuevo solo tenemos que pulsar enter vemos que no tenemos que rellenar ni el impuesto ni el total porque esos campos se rellenan automáticamente mediante fórmulas pulsamos enter y vemos que nuestro registro es añadido correctamente en este caso vamos a alinear todos estos datos al centro y vamos a seguir insertando datos para ver las opciones de búsqueda una vez que hemos introducido algunos registros en nuestra base de datos
Ya podemos seguir viendo las funcionalidades de la herramienta de formulario para abrirla pues clicamos sobre cualquier celda de nuestra base de datos hacemos clic en formulario y vemos que nos aparece el primer registro tenemos en total 22 introducidos vosotros cuando estéis trabajando con vuestra base de datos seguramente acabéis acumulando muchos más registros podemos movernos entre los diferentes registros utilizando la barra de desplazamiento lateral podemos hacer clic aquí en la parte inferior y vemos cómo nos vamos moviendo en los diferentes registros la siguiente herramienta que nos encontramos es eliminar si nos vamos por ejemplo al primer registro y pulsamos eliminar nos aparece esta ventana emergente que nos dice que se eliminará permanentemente el registro presentado si hacemos clic en aceptar cuando cerremos el formulario y volvemos a nuestra base de datos no tendremos la opción de revertir esta acción con control z por lo que cuando eliminas desde esta zona debéis estar totalmente seguros de que debéis eliminar ese archivo vamos a cancelar la siguiente opción que aparece es restaurar en este caso está deshabilitada eso es porque se activa cuando realizamos algún cambio en uno de los registros por ejemplo en este caso que es la entrada número 11 que es esta que aparece aquí por ejemplo cambiamos la base imponible vemos que ya tenemos activó el botón restaurar esto es para volver a dejar el registro tal y como estaba al principio y no aplicar los cambios que hemos realizado si hacemos clic en restaurar vemos que de nuevo nos devuelve la base imponible que teníamos anteriormente las siguientes opciones que tenemos son para realizar búsquedas en nuestra base de datos haciendo clic en criterios nos aparecen todos los datos que introducimos en nuestra base de datos podemos realizar búsquedas no sólo por los datos que introducimos manualmente sino también por los datos que se introducen a través de fórmulas como es el caso del impuesto y el total en esta base de datos que hemos creado podemos realizar búsquedas por valores numéricos por ejemplo podríamos realizar la búsqueda de un registro que se ha realizado con la fecha 10 de enero escribiríamos la fecha hacemos clic en buscar siguiente y nos aparece el registro 3 de 22 que efectivamente tiene fecha 10 de enero si hacemos de nuevo clic en buscar siguiente nos muestra el siguiente registro con esta fecha que sería el 4 de 22 si hacemos de nuevo clic en buscar siguiente nos muestra de nuevo el registro 5 que también tiene fecha del 10 de enero y si hacemos de nuevo clic en buscar siguiente vemos que no son nuevos y que podemos hacer clic en buscar anterior para que nos muestre los registros que habíamos visto anteriormente
Haciendo clic en este botón de criterios y formularios podemos volver a la zona de formulario para rellenar y ver los dos registros oa la zona de criterios como estamos ahora para realizar búsquedas cuando realizamos búsquedas por valores numéricos ya sean fechas o en este caso importes como es la base imponible podemos utilizar los símbolos de igual mayor que y menor que por ejemplo si quisiéramos buscar los valores mayores que 500 solo tendríamos que escribirlo y hacer clic en buscar siguiente para ver todos los valores que cumplen ese requisito que hemos establecido en este caso tendríamos dos hacemos clic en criterios borramos este volvemos a formular y volvemos a hacer clic en criterios también podemos hacer búsquedas con más de un criterio por ejemplo podemos buscar exactamente esta entrada en la que vemos que son 1200 euros de base imponible podríamos buscar los valores mayores o iguales que en mis 200 y si supiéramos otro dato por ejemplo que la fecha es anterior al 15 de febrero podríamos también buscar por fecha inferior al 15 de febrero de 2020 una vez que tenemos los dos criterios hacemos clic en buscar siguiente y la entrada que nos aparece es esta que estábamos buscando del 2 de febrero en este caso no hay ninguna más coincidente pero si no hubiera pues también nos la mostraría también podéis realizar búsquedas por texto para que al buscar el formulario muestre el registro debéis escribir el texto a buscar exactamente igual a como aparece en la base de datos extra el no diferencia entre mayúsculas y minúsculas pero si deben coincidir las tildes por ejemplo si quisiéramos buscar todas las facturas que tenemos de amazon podríamos escribir amazon si sabemos que la razón social contiene el texto amazon al principio pero detrás hay un texto que desconocemos
Podemos utilizar un asterisco para buscar todos los registros que contienen la palabra amazon pero que después pueden contener más texto hacemos clic en buscar siguiente y nos aparece el primero registro 19 hacemos clic en buscar anterior nos aparece el 15 el 8 en 5 y el 4 estos son todos los registros que contienen amazon así por ejemplo conocemos la parte final del texto que queremos buscar también podemos utilizar el asterisco al principio por ejemplo escribimos asterisco y a continuación system hacemos clic en buscar siguiente y vemos que no se encuentra este registro que tiene un texto y después la palabra system si hacemos de no buscar siguiente o buscar anterior no nos muestra ningún otro registro porque éste es el único coincidente y cuando buscamos un texto pero no sabemos si está escrito correctamente por ejemplo buscamos aquí mariah para que no se encuentre este registro de lápiz de la parte inferior pero no escribimos maría con la tilde tal y como aparece aquí y hacemos clic en buscar siguiente vemos que no nos muestra ningún registro nos repite el registro que habíamos encontrado anteriormente con otro criterio entonces tenemos que volver a criterios y aquí donde tiene la y escrita la vamos a sustituir por una interrogación ya que no sabemos cómo está escrito ese carácter y ahora si hacemos clic en buscar siguiente y vemos que no se encuentra el texto maria cuencas a sin ningún problema si hacemos de nuevo clic en buscar siguiente en buscar anterior vemos no nos muestra ningún registro más esta es la forma de buscar en las bases de datos gracias al formulario de extendió una forma rápida y sencilla cuando tengáis una base de datos extensa y queráis extraer una serie de datos en función de uno o varios criterios en este caso lo que podéis hacer es utilizar los filtros avanzados esto ya lo explique en un tutorial anterior es una herramienta muy útil para trabajar con bases de datos os dejaré el enlace aquí en la parte superior derecha y como habéis visto de esta forma tan eficiente y rápida podéis crear vuestras propias bases de datos en excel sin necesidad de utilizar macros y herramientas complicadas simplemente con la herramienta formulario que tenemos aquí podéis crear nuestra base de datos totalmente personalizada espero que os haya sido útil si es así dadle a me gusta y suscribiros a nuestro canal para estar al día de todas las novedades de recordad que encontrareis información adicional en nuestra página web
